Руководство для предпринимателей: как правильно принимать деньги у клиентов?

Каждый начинающий предприниматель сталкивается с вопросом приема оплаты у своих клиентов. Прием наличных или безналичных платежей у физлиц и юрлиц нужно осуществлять правильно, в соответствии с законодательством. Если пренебрегать правилами, то можно попадасть под штрафные санкции.

Как принимать оплату, если клиенты юрлица?

С юридическими лицами оплату можно принимать двумя способами: наличными средствами или — на расчетный счет. Под юридическими лицами подразумеваются компании, которые вам перечисляют деньги за какие-либо товары или услуги.

При приеме наличных есть кое-какие ограничения: при условии заключения договора с одним юридическим лицом можно получать только до 100 000 рублей. При этом важно не просто получить деньги, но и пробить клиенту кассовой чек в подтверждении оплаты.

С июля 2019 года каждый предприниматель обязан пробивать чек через онлайн-кассу. 

Если вдруг по договору сумма составляет больше 100 000 рублей, попросите клиента перечислить вам часть суммы на расчетный счет, а вторую половину отдать вам наличными. 

Кстати, принимать оплату от юридических лиц электронными деньгами запрещено. Это значит, что никаких онлайн переводов через мобильные приложения осуществлять нельзя.

Кстати, если ваши клиенты всегда переводят деньги с расчетного счета на расчетный счет и сумма до 100 000 рублей, то можно не устанавливать онлайн-кассу.

Но если вы пользуетесь счетом физлица, то кассу придется установить.

При оплате картой кассу придется поставить на точку.

Как принимать оплату, если клиенты физлица?

У физических лиц перечень приема оплаты разнообразнее: наличными, банковской картой или переводом.

Наличными

В таком случае вам потребуется онлайн-касса. Как известно, с 1 июля 2019 года каждый предприниматель должен установить кассу на точку и пробивать чеки в соответствии с требованиями законодательства. А по закону вы должны выдавать покупателям чеки (если клиент попросит отправить копию чеки в электронном виде, то вам придется через кассу указать его телефон или адрес почты и отправить чек в обязательном порядке), подтверждающие оплату, с необходимыми реквизитами.

Обязательные реквизиты чека в 2019 году

Вот список обязательных реквизитов чека. 54-ФЗ строго-настрого предписывает печатать каждый реквизит на документе (сразу предупреждаем, что список не маленький):

— Название документа, за что клиент внес деньги.

— Порядковый номер чека за смену.

— Дата и время проведения расчета.

— Место, адрес, где осуществляется расчет (почтовый адрес здания, либо наименование, номер транспортного средства и адрес организации (ИП), либо адрес сайта).

— Название организации (фамилия, имя, отчество ИП) и ИНН.

— Применяемая система налогообложения (СНО).

— Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода).

— Наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу, стоимость, ставка НДС (за исключением случаев, когда расчет производится пользователем, не являющимся плательщиком НДС или освобожденным от НДС, а также при расчетах за товары, не подлежащие налогообложению НДС).

— Сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС.

— Форма расчета (наличные деньги, электронный платеж), сумма оплаты наличными деньгами и (или) электронно.

— Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем, оформившего кассовый чек и выдавшего его покупателю (за исключением расчетов, произведенных через автоматические устройства, применяемых, в том числе и при расчетах в безналичном порядке в интернете).

— Регистрационный номер ККТ.

— Заводской номер фискального накопителя.

— Фискальный признак документа.

— Порядковый номер фискального документа.

— Адрес сайта ОФД, на котором в дальнейшем можно будет проверить факт записи этого расчета и подлинности фискального признака.

Телефон или адрес электронной почты покупателя (в случае передачи ему кассового чека в электронной форме).

— Адрес электронной почты отправителя кассового чека в электронной форме (в случае передачи покупателю кассового чека электронно).

Номер смены.

— Фискальный признак сообщения (для кассовых чеков, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых ОФД).

— QR-код.

— Номер версии ФФД (для электронной формы).

— Признак способа расчета (может не включаться в печатную форму при полном — расчете, а в электронный чек — при полном расчете и только в ФФД 1.05).

— Код формы фискального документа (для электронной формы).

— Код товара.

— Сумма акциза (для подакцизной продукции).

— Регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар).

Банковской картой

Вы знали, что больше 63% россиян расплачивается за покупки банковскими картами? Если у вас все еще не установлена касса с эквайрингом или отдельный POS-терминал, значит, стоит задуматься, почему вы теряете клиентов и прибыль.

Учитывайте, что при использовании торгового эквайринга банк будет удерживать некоторый размер комиссии с безналичного платежа. Каждый банк сам задает свою ставку эквайринга и, чаще всего,она зависит от вашего оборота и сферы деятельности. Некоторые банки отказывают предпринимателям или завышают ставку. 

Тем не менее, если оборот вашей компании составляет 100 000 рублей и больше — вы обязаны установить банковский терминал на точку и предлагать клиентам оплату картами. 

«ПРИМИ КАРТУ!» предлагает фиксированную ставку эквайринга 2,2 %. Без потери времени на документы, без отказа от банка. Здесь не важен ваш оборот или сфера деятельности: «ПРИМИ КАРТУ!»  гарантировано подключает каждого предпринимателя или компанию к эквайрингу и предоставляет кассовую технику или POS-терминалы проверенных производителей Verifone или PAX, на выбор. Подключайтесь к эквайрингу без проблем. Все условия и подробное описание «ПРИМИ КАРТУ!» читайте здесь.

Если же вы торгуете через интернет-магазин, тогда вам понадобится интернет-эквайринг и облачная касса для фискализации онлайн-платежей.

Достаточно простой и эффективный способ приема платежей. Вы можете договориться с платежными системами самостоятельно. После заключения договора, они выдадут вам код, который можно установить на сайте. Еще один вариант — сотрудничество с агрегатором, через который можно будет принимать платежи самыми разными способами. 

В любом случае касса должна быть!

Банковский перевод и электронный платеж

Такой вид платежа можно осуществить через бланк по платежному поручению или квитанции. Здесь тоже потребуется онлайн-касса для печати чека.

Если вы никак не определитесь с выбором онлайн-кассы, предлагаем готовый вариант со всеми встроенными и необходимыми функциями по 54-ФЗ: онлайн-кассы серии IRAS от «ПРИМИ КАРТУ!». В кассы встроены банковские терминалы, сканер штрих-кодов, два полноценных экрана для продавца и покупателя, принтер чеков и полноценная кассовая программа с товароучетной системой и приложениями для бизнеса. Онлайн-кассы «ПРИМИ КАРТУ!» работают на программном обеспечении LIFE PAY. Вам будет доступен личный кабинет с полной аналитикой продаж и другими маркетинговыми функциями. Подробная информация и стоимость услуг здесь.